Как написать деловое письмо на английском:

Деловое письмо на английском языке — это не только способ передать информацию, но и шанс произвести хорошее впечатление. Ключи к успеху: ясность, логика, корректный тон. Важно помнить, что грамотно составленное письмо помогает установить доверительные деловые отношения, а неправильно составленное — привести к недоразумениям. Ниже — компактная схема и готовые формулы, чтобы писать быстро и профессионально.
Деловая переписка — инструмент общения и способ сформировать профессиональный образ. Правильно составленное письмо — это сигнал о вашей компетентности, внимании к деталям и уважении к получателю. В этом материале разбираем обязательные элементы письма, нейтрально-вежливые обороты и типовые риски.

Каждое деловое письмо состоит из нескольких важных частей. Они должны быть четкими и последовательными, чтобы адресат мог быстро понять, что именно от него требуется. Рассмотрим их подробно:

Тема должна быть краткой и точной. Примеры удачных тем:

• Proposal for Q4 Marketing Collaboration — Предложение по сотрудничеству на четвертый квартал
• Invoice #4521 — Overdue Notice — Счёт #4521 — Напоминание о просрочке
• Meeting Request — 12 June — Запрос на встречу — 12 июня

Тема должна сразу пояснять, о чем пойдет речь.

Приветствие зависит от того, насколько формальным или неформальным является ваше письмо. Например:

• Официальное: Dear Mr/Ms + Last Name — Dear Mr. White (Уважаемый мистер Уайт).
• Нейтральное: Hello + First Name — Hello John (Привет, Джон).
• Тёплое, но профессиональное: Hi + First Name — Hi Maria (Привет, Мария).

Если вы не знаете имени получателя, используйте нейтральные варианты: Dear Sir or Madam или To Whom It May Concern — Кому это может быть интересно. В последнее время в деловой переписке стало появляться и обращение Mx (читается как «микс») — гендерно-нейтральная форма. После нескольких писем общение может стать менее формальным: вместо Dear Mr. White допустимо перейти на Dear John. Не ставьте восклицательный знак после обращения, используйте лучше запятую и перейдите на новую строку.

Часто письмо начинается с «смягчающей» строки:

• Trust this email finds you well.
• I hope you are doing well.
• I trust your week is off to a good start.

Такие фразы делают тон дружелюбным, помогают избежать резкости.
Ну а далее первая строка письма должна четко объяснить цель вашего обращения. Примеры:

• I am writing to follow up on our call. — Пишу в продолжение нашего телефонного разговора.
• Thank you for your time yesterday. — Спасибо за то время, что вы уделили вчера.
• We are pleased to share… — Мы рады поделиться…

Эта строка помогает сразу обозначить контекст и дает читателю понимание, что именно вы хотите обсудить.

Тело письма должно быть структурированным и лаконичным. Каждое предложение призвано донести конкретную информацию. Придерживайтесь следующей схемы:

1. Проблема/цель: объясните, почему вы пишете.
2. Детали: уточните факты и подкрепите запрос.
3. Запрос: чётко изложите, что вы хотите от получателя.

Письмо не должно быть перегружено информацией. Лучше использовать один или два абзаца, чтобы донести основную мысль. Оставляйте пустую строку между абзацами, используйте маркированные списки для 3+ пунктов, выносите даты/сроки/суммы на отдельную строку.

Не забывайте четко указывать, что вы хотите от получателя. Например:

• Could you please confirm the date? — Можете ли вы подтвердить дату?
• Please have a look at the attached file and let us know your feedback. — Пожалуйста, взгляните на прикрепленный файл и дайте нам знать ваше мнение.
• We would appreciate your response by Friday. — Мы будем признательны за ваш ответ до пятницы.

Проверьте, понятны ли адресату «кто/что/когда»:
— кто отвечает;
— что именно делает;
— к какому сроку.

Завершать письмо следует профессионально и вежливо. Например:

• Best regards — С наилучшими пожеланиями
• Kind regards — С уважением
• Sincerely — Искренне ваш

После завершения подпишите письмо. Подпись — не формальность, а часть профессионального имиджа. Сначала пишется имя и фамилия, затем должность и компания, после — контакты (телефон, почта, сайт). Такая структура превращает подпись в мини-визитку. Добавьте ссылку на календарь/портфолио, если это ускорит коммуникацию; избегайте длинных цитат и «подвалов» на полэкрана.

Стиль письма зависит от ситуации, но всегда важен баланс. Письмо должно быть уверенным, но не жёстким. Использование вежливых формулировок помогает создать правильное впечатление о вас как о профессионале.

Примеры:

• Прямо: Send the report today. — Отправьте отчёт сегодня.
• Вежливо: Could you send the report today? — Можете ли вы отправить отчёт сегодня?
• Прямо: I need this now. — Мне нужно это сейчас.
• Вежливо: We would appreciate receiving this today. — Мы будем признательны, если получим это сегодня.
• Прямо: You are wrong. — Вы ошибаетесь.
• Вежливо: We may need to revisit this point. — Возможно, нам нужно будет вернуться к этому вопросу.

• Thank you for your time/consideration. — Благодарим за ваше время/внимание.
• We look forward to your reply. — Мы ждём вашего ответа.
• If it is convenient for you, we can schedule a call. — Если вам удобно, мы можем запланировать звонок.

Этикет краткости: избегайте стен текста, CAPS и многоточий, пишите активным залогом, проверяйте орфографию в имени адресата и компании.

Для написания делового письма можно использовать универсальные фразы:

• Purpose: I am writing to inquire about… — Я пишу, чтобы узнать о…
• Reference: With reference to our conversation on… — В связи с нашим разговором о…
• Attachments: Please have a look at the attached… — Пожалуйста, найдите прикрепленный…
• Deadlines: Could you confirm the deadline? — Можете ли вы подтвердить срок?
• Proposals: We propose to start on… — Мы предлагаем начать с…
• Apologies: We apologize for the delay / inconvenience. — Извините за задержку / неудобства.

Subject: Partnership Proposal — Autumn Workshop Series
Dear Ms. Carter,
Thank you for your time last week. We are excited to propose a joint workshop series in October. The goal is to help junior managers improve their negotiation skills.
We suggest three 90-minute sessions delivered online. Please find the outline attached. If this works for you, we can finalize dates next week.
Could you please confirm the preferred time zone and the expected group size?
We look forward to your feedback.

Kind regards,
Lily Z., Program Lead
Hop&Scotch Education
+31… | hopnscotch.com

Тема: Предложение по партнерству — Серия осенних семинаров
Уважаемая госпожа Картер,
Благодарю за уделенное вами время на прошлой неделе. Мы рады предложить вам совместную серию семинаров в октябре. Цель — помочь младшим менеджерам улучшить навыки ведения переговоров.
Мы предлагаем провести три 90-минутных сессии в онлайн-формате. Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным планом. Если он вам подходит, мы можем утвердить даты на следующей неделе.
Не могли бы вы подтвердить предпочтительный часовой пояс и ожидаемый размер группы?
С нетерпением ждем вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
Лили З., Руководитель программы
Hop&Scotch  Education
+31… | hopnscotch.com

Ошибки в речи — это нормально. Главное — знать самые частые и вовремя исправлять. Делимся списком типичных ошибок с готовыми решениями: теперь сможете говорить увереннее и не теряться в дороге.
Дословный перевод с русского. «Я хочу выйти здесь» → I want go out here (неправильно). Лучше: Could you stop here, please?
Отсутствие вежливости. В английском «пожалуйста» и «спасибо» обязательны.
Слишком длинные фразы. Лучше коротко и просто: Station, please – чем пытаться объяснить целое предложение.
Неправильное произношение. Если сомневаетесь, напишите адрес на карте.
Игнорирование невербальных средств. Иногда хватает жеста и слов straight или left.
Простые английские фразы помогут уверенно чувствовать себя за границей: назвать адрес, спросить дорогу и понять ответ.
Узнайте больше на курсах английского — интерактивные уроки помогут освоить базовую лексику, чтобы ориентироваться в поездках и чувствовать себя уверенно в любой ситуации.